Samen schrijven in

Google Drive

Als je gaat samenwerken met een tekstschrijver is de kans groot dat je je tekstverwerker van dichterbij gaat leren kennen. Mijn klanten introduceer ik vaak bij Google Drive: de Word van de toekomst. Sommigen zijn zo enthousiast dat ze ermee blijven werken. Onlangs kreeg ik de vraag om een kleine Google Drive-tutorial in elkaar te boksen voor een klant die Google Drive in haar bedrijf wil introduceren. Kijk gerust even mee.

Wijzigingen bijhouden en opmerkingen geven in Word

Om wijzigingen bij te houden en opmerkingen toe te voegen in Word selecteer je ‘Controleren’ in de blauwe bovenbalk. Hier kan je de knop ‘wijzigingen bijhouden’ aanzetten. Je vindt er ook de knop ‘nieuwe opmerking’. Om een opmerking te geven moet je wel eerst een stukje tekst selecteren.

Wijzigingen bijhouden en opmerkingen geven in Word

Van Word naar Google Drive

Als je klaar bent in Word kan je je document droppen in Google Drive. Je kan ook een nieuw document beginnen in Google Drive, maar om de een of andere reden begin ik altijd in Word.

Een Word-document droppen in Google Drive

Waarom Google Drive in plaats van Word?

Google Drive biedt heel wat voordelen om samen aan eenzelfde document of tekst te werken.  Moest ik deze tekst nu in Google Drive aan het schrijven zijn, zou je live kunnen meelezen terwijl ik typ en andersom. Cool, toch?

Altijd de meest recente versie binnen handbereik

Google Drive maakt het heen- en weer mailen met telkens een licht aangepaste versie van hetzelfde document overbodig. Als auteur kan je deelnemers een link sturen waarmee ze altijd en van op elk apparaat toegang hebben tot de meest recente versie.

Suggesties en comments in Google Drive

Google Drive neemt je wijzigingen en opmerkingen netjes over uit Word. Ze worden wel anders gepresenteerd (overzichtelijker, vind ik) en de functies hebben er een andere naam. ‘Wijzigingen bijhouden’ heet in Google Drive ‘suggesties doen’ en opmerkingen zijn ‘comments’.

Suggesties en comments in Google Drive

De lay-out van Google Drive maakt het makkelijker om suggesties en opmerkingen te aanvaarden of te verwerpen. Wanneer je een suggestie aanvaardt, wordt ze automatisch doorgevoerd. Verwerp je de suggestie, dan verdwijnt ze en blijft alles bij het oude.

Automatisch opslaan in Google Drive

Het mooie aan Google Drive is dat het bewerkingen automatisch en live opslaat in de cloud. Je hoeft nooit meer iets op te slaan of te downloaden op je computer. Je kan het dus ook niet meer vergeten, met alle catastrofale gevolgen van dien.

Automatisch opslaan en delen in Google Drive

Oudere versies kan je in een paar klikken weer oproepen. Als iemand helemaal niet blij is met je bewerkingen, kan je de vorige versie makkelijk herstellen.

Deelnemers uitnodigen in Google Drive

Als je klaar bent klik je rechtsboven in het scherm op ‘Delen’. Daarmee geef je je deelnemers rechten (alleen kijken of ook bewerken) en toegang tot het document. Dat laatste kan op verschillende manieren, maar ik kopieer altijd de link. Die plak ik dan in Messenger, e-mail, Trello of waar ik gewoonlijk met die persoon communiceer.

 

Ziezo, jij bent klaar om aan de slag te gaan met Google Drive. Er zijn weinig tools waar ik zo enthousiast over ben: als je het gewoon bent om in Word te werken zal je je meteen thuis voelen in Google Drive. Het is gratis en het zal je een hoop werk besparen. Wat wil je nog meer?

 

Nog vragen? Stel ze via Messenger, e-mail of de contactpagina.

LEES MEER ...

Wat is een websitecrawler?

“Crawlers” of “spiders” zijn programma’s die zoekmachines uitsturen om websites te verkennen, te analyseren en te indexeren. De bekendste webcrawlers bij ons zijn Googlebot (Google), Bingbot (Bing) en Slurp Bot

Lees meer >